FAQ sur la facturation électronique

La facturation électronique est un process de création et de transmission d’une facture électronique afin d’échanger des données entre un fournisseur et un acheteur. Lorsqu’elle est transmise avec des données structurées, une facture électronique permet à son destinataire d’intégrer automatiquement les données de celle-ci dans son système comptable ou ERP.

Un peu partout dans le monde, les autorités fiscales rendent obligatoire l’utilisation de la facturation électronique dans le cadre des échanges commerciaux. De plus, la facturation électronique est utilisée pour se conformer aux obligations déclaratives fiscales requises en temps réel par certaines autorités fiscales.

La principale différence entre ces deux processus se trouve dans la méthode de création, de transmission et de traitement de la facture. Le processus de facturation traditionnelle consiste à créer et à envoyer des factures papier au client. Celui-ci saisit alors manuellement les données de facturation dans son système comptable ou de traitement des factures.

À l’inverse, le processus de facturation électronique consiste à créer et à transmettre des factures électroniques structurés qui peuvent donc être automatiquement traités et intégrés dans le système comptable du client. Cette façon de faire permet d’éviter la saisie manuelle des données et permet de réduire les erreurs, ce qui génère une amélioration de la productivité et la réduction des coûts. Contrairement à ce que beaucoup pensent, envoyer les données de facturation par e-mail au format PDF ne constitue pas une  facturation électronique, car les données de la facture PDF doivent être saisies manuellement dans le système de traitement des factures ou le système comptable.

La facturation électronique B2G / B2B / B2C consiste à utiliser des factures électroniques dans le cadre de transactions entre deux entreprises (B2B), entre une entreprise et une entité publique (B2G) et entre une entreprise et un consommateur final (B2C). 

Dans de nombreux pays, la facturation électronique est obligatoire pour ces trois types de transactions. Certains pays ne requièrent pas la facturation électronique pour les trois types de transactions, mais seulement un ou deux. 

Lorsque le B2C est visé par une réglementation, la facturation électronique inclut notamment une obligation déclarative (e-reporting) instantanées des données de facturation et la validation préalable de la facture par les autorités fiscales. La facture est ensuite envoyée de manière traditionnelle (papier ou PDF) au consommateur final (car ceux-ci ne peuvent pas recevoir ni lire les factures dans des formats structurés).

Certaines réglementations locales rendent obligatoire uniquement la réception des factures électroniques, tandis que d’autres rendent obligatoire uniquement l’émission des factures électroniques.  

Avalara E-Invoicing and Live Reporting est une solution de facturation électronique SaaS (Software as a Service ou Logiciel comme service) qui permet la simplification des processus de conformité fiscale des  entreprises opérant à l’international. Cette solution peut s’intégrer avec les systèmes et les logiciels de l’entreprise via une seule interface de programmation d’application (API), et elle est conçue pour être conforme aux obligations de facturation électronique et de déclarations instantanées de données (e-reporting) qui sont en constante évolution dans différents pays.

Les entreprises peuvent utiliser la solution pour échanger des factures électroniques et transmettre les déclarations instantanées de données via des plateformes gouvernementales et des réseaux d’échange.

Les systèmes de facturation électronique les plus avancés sont flexibles et peuvent s’adapter à la taille de votre entreprise. De plus, ils peuvent s’intégrer facilement aux systèmes informatiques existants de votre entreprise. Afin de se mettre en conformité avec les réglementations nouvelles et futures, les entreprises doivent rechercher des solutions qui respectent les exigences de facturation électronique là où elles opèrent ou ont l’intention d’opérer.

Les entreprises devraient passer à la facturation électronique pour différentes raisons : pour maintenir la conformité et continuer à opérer dans des pays où la facturation électronique est obligatoire ; pour s’assurer de leur conformité dans des pays où elles ont l’intention de s’implanter ; et enfin, pour bénéficier de processus de comptabilité automatisés dans le cadre d’une stratégie de transformation digitale plus large.

Nous vous suggérons de choisir un prestataire de service de facturation électronique et de mettre en place une solution qui répond à vos besoins de facturation électronique. Les autorités fiscales annoncent à l’avance leurs intentions en matière d’obligation de facturation électronique : les entreprises doivent donc s’organiser de manière à ne pas perturber leurs activités et à maintenir leur conformité avec les exigences fiscales.

En Europe et au-delà, de plus en plus d’entreprises adoptent des solutions de facturation électronique pour optimiser leurs processus de facturation et améliorer leurs résultats. Voici quelques-unes des tendances qui se dessinent pour l’avenir de la facturation électronique :

• Une hausse de son adoption, encouragée par différents facteurs tels que les obligations fiscales, la réduction des coûts et l’amélioration de de la productivité.
• Un amélioration de l’automatisation, pour optimiser davantage les processus de facturation électronique et réduire les erreurs et les interventions manuelles.
• L’importance de l’interopérabilité, c’est-à-dire la capacité d’échanger des factures électroniques sur différents systèmes et plateformes, car les entreprises cherchent à s’interagir avec un éventail plus vaste de partenaires commerciaux. 
• L’utilisation de formats de facturation électronique basés sur certains standards et de réseaux ouverts, tels que Peppol, devrait aider à améliorer l’interopérabilité et à faciliter la transmission de factures électroniques entre les entreprises.

Il n’existe pas de chiffre d’affaires minimum universel qui rendrait obligatoire le recours à la facturation électronique, car tout dépend des réglementations locales dans chaque pays. En Italie, par exemple, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les factures domestiques, quel que soit le chiffre d’affaires. Il est donc primordial de vérifier les réglementations locales pour déterminer le seuil de chiffre d’affaires minimum au-delà duquel la facturation électronique est obligatoire.

Lors du choix de votre fournisseur de solution de facturation électronique, nous vous conseillons de vérifier qu’il propose : 

• Des processus de facturation électronique certifiés dans les pays où vous opérez ou avez l’intention d’opérer ; 
• La possibilité de convertir les données de facturation dans tous les formats que vous, les autorités locales ou vos partenaires commerciaux demandez ;
• Des services de sécurité et de chiffrement des données pour vous protéger ainsi que vos partenaires commerciaux contre de possibles usages abusifs de vos données de facturation ;
• Des services d’e-reporting lorsque nécessaire, pour les transactions de type B2G, B2B et éventuellement B2C ; 
• Des signatures et un archivage électroniques ;
• Une intégration avec votre système de facturation/comptable ou ERP existant ; 
• Tout service à valeur ajoutée supplémentaire prenant en charge les exigences de conformité fiscales locales ;
• La prise en charge de vos besoins en matière de suivi, d’affichage des données, d’options de téléchargement et de tableaux de bord pour aider les utilisateurs à utiliser le système de manière efficace.
• Nous vous invitons également à vérifier que le fournisseur de solution est un fournisseur certifié « Peppol Access Point « (point d’accès à Peppol) pour les pays où cela est obligatoire.

La facturation électronique obligatoire fait référence à l’exigence réglementaire ou à l’obligation imposée par un gouvernement ou une autorité qui oblige les entreprises à générer, transmettre et recevoir des factures électroniques dans un format structuré spécifique et ce généralement via une plateforme électronique dédiée. Cela signifie que les méthodes de facturation papier ou PDF ne sont plus acceptées. 

Les gouvernements imposent la facturation électronique pour plusieurs raisons : améliorer l’efficacité des entreprises ; faciliter les opérations à l’international ; réduire la fraude ; contribuer à protéger l’environnement en réduisant la consommation de papier ; optimiser les processus de collecte des taxes ; et diminuer l’écart de TVA.

L’écart de TVA correspond à la différence entre les recettes de TVA attendues et le montant effectivement perçu. Cet écart peut être causé par des erreurs lors des déclarations de TVA, des processus de collecte de taxes peu efficaces ou encore par la fraude fiscale.

La facturation électronique peut aider les entreprises européennes à se mettre en conformité avec les réglementations juridiques et fiscales, à assurer l’intégrité du processus de facturation et à éviter la fraude grâce à des contrôles intégrés et à l’utilisation de signatures numériques qui attestent de l’authenticité et de l’intégrité de la facturation.

Puisque la facturation électronique implique souvent la déclaration en temps réel d’informations fiscales aux autorités fiscales, ces dernières peuvent consulter chaque transaction. Dans de nombreux pays, elles peuvent même consulter les deux côtés de la transaction et faire correspondre la facture du fournisseur et la déduction de la taxe en amont du client. Cela permet aux autorités fiscales de disposer d’un droit de regard continu sur les opérations commerciales (Continuous Transaction Control, ou Contrôle continu des transactions, CCT), ce qui n’est pas possible avec les rapports fiscaux de synthèse.

La facturation électronique peut, et doit parfois, être utilisée pour les procédures de marchés publics. De nombreux États dans le monde imposent l’utilisation de la facturation électronique pour les marchés publics, afin d’optimiser leurs processus de facturation. Concomitamment, cette étape leur offre l’opportunité de déployer le processus de facturation électronique dans les entreprises nationales. La mise en place de la facturation électronique pour les processus de marchés publics permet également aux États de montrer l’exemple et d’inciter les entreprises à se lancer dans l’utilisation de la facturation électronique.

La facturation électronique a d’abord été rendue obligatoire au Brésil il y a plus de dix ans, qui a rapidement été suivi par la plupart des pays d’Amérique latine. L’Italie a été le premier pays européen à rendre obligatoire la facturation électronique pour les transactions B2G (en 2014) et pour les transactions B2B et B2C (en 2019). L’introduction de l’obligation de la facturation électronique varie d’un pays à l’autre et en fonction des transactions concernées.

Les sanctions en cas de non-conformité avec les exigences de facturation électronique varient d’un pays à l’autre et en fonction des réglementations spécifiques adoptées. Dans certains cas, les entreprises peuvent faire l’objet d’amendes ou de sanctions si elles n’adoptent pas la facturation électronique ou ne se mettent pas en conformité avec certaines exigences techniques spécifiques ou dans les temps. Dans d’autres cas, la non-conformité peut aboutir au rejet des factures, des remboursements de TVA, ou encore à l’interdiction de concourir à des marchés publics. Il est important pour les entreprises d’étudier soigneusement les exigences et réglementations en vigueur dans leur pays pour s’assurer de leur conformité.

En réponse aux exigences et obligations en vigueur, les entreprises adoptent de manière proactive la facturation électronique pour se mettre en conformité dans l’ensemble des territoires où elles opèrent ou souhaitent se développer. Outre la conformité avec les règles fiscales locales, les entreprises bénéficient également d’une efficacité et d’une automatisation accrues dans leur service financier grâce au déploiement de la facturation électronique. Dans les pays où la facturation électronique n’est pas encore obligatoire, les facteurs d’adoption peuvent être les programmes de récompenses gouvernementaux à l’intention des entreprises qui passent à la facturation électronique, tout comme les grandes entreprises qui adoptent ce système et incitent leurs vendeurs et clients à faire de même.

De nombreux pays à travers le monde ont rendu obligatoire la facturation électronique. Le périmètre et les exigences de facturation électronique varient d’un pays à un autre et dépendent de plusieurs facteurs tels que les secteurs d’activité, la valeur de la transaction ou encore la taille de l’entreprise.

La facturation électronique est obligatoire en France pour les transactions B2G réalisées entre des fournisseurs de biens et de services et leurs clients du secteur public. Ces fournisseurs doivent envoyer leurs factures électroniques dans un format spécifique via la plateforme « Chorus Pro » (plateforme centrale du gouvernement pour la facturation électronique). 

La facturation électronique des transactions B2B n’est pas obligatoire pour le moment en France. Néanmoins le gouvernement français a annoncé sa volonté de rendre obligatoire la facturation électronique pour les entreprises à compter de septembre 2026 (selon les annonces d’octobre 2023 faites dans le cadre du projet de lois de Finances pour 2024). Les entreprises devront alors créer et transmettre les factures électroniques à leurs clients dans un format spécifique et en recourant une plateforme partenaire (PDP) des autorités fiscales françaises.

Le Portail KSeF en Pologne - Krajowy System e-Faktur —  est le système national de facturation électronique. Il a été mis en place par le ministère polonais des finances pour permettre aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures par voie électronique et dans un format standardisé et structurée. Le système KSeF établi à partir de la norme européenne de facturation électronique et utilise le format Universal Business Language (UBL). 

Cette obligation devrait entrer en vigueur à partir de juillet 2024.

La facturation électronique n’est actuellement pas obligatoire pour les entreprises en Australie et en Nouvelle-Zélande, mais fait l’objet d’une campagne de publicité par les autorités respectives de ces deux pays dans le cadre de leur Digital Business Plan (plan de développement numérique), qui soutient l’adoption de technologies digitales par les entreprises.

L’Australian Taxation Office (ATO) (administration fiscale australienne) et le gouvernement néo-zélandais ont défini et mis en place un cadre de facturation électronique national qui permet aux entreprises de la région d’envoyer et de recevoir des factures électroniques en utilisant une norme appelée Peppol e-invoicing standard (ou norme de facturation électronique Peppol). 

L’utilisation de ce cadre repose sur du volontariat et vise à encourager les entreprises à utiliser la facturation électronique en offrant un ensemble d’avantages, tels que des paiements plus rapides, une réduction des erreurs et une diminution des coûts, ainsi qu’une meilleure gestion de la trésorerie.

La facturation électronique est obligatoire en Italie, depuis 2014 pour les transactions B2G et depuis janvier 2019 pour les transactions B2B et B2C. Toutes les factures doivent être crées et transmises électroniquement au format XML ou FatturaPA et envoyées aux autorités fiscales italiennes (Agenzia delle Entrate) via la plateforme Sistema di Interscambio (SdI). Il s’agit d’une obligation applicable à toutes les entreprises, et la non-conformité peut entraîner l’application d’amendes et d’autres sanctions.

La plateforme Sistema di Interscambio (SdI) constitue le système de facturation électronique utilisé par les autorités italiennes pour le l’échange des factures électroniques entre les entreprises et les administrations publiques. Il s’agit d’une plateforme d’échange de données électroniques conçues pour permettre la création, la transmission et la réception de factures électroniques au format XML ou FatturaPA.

La facturation électronique est obligatoire pour les marchés publics des autorités gouvernementales. Depuis novembre 2020, la réception de factures électroniques par les autorités gouvernementales est obligatoire pour toutes les autorités adjudicatrices au niveau des États (Länder). La facturation électronique B2B est attendue pour 2025. En effet, le 25 juin 202, l’Allemagne a obtenu l’approbation de sa demande de dérogation auprès de la Commission Européenne. Elle est applicable du 01/01/2025 au 31/12/2027.

En octobre 2023, le Royaume d’Arabie saoudite a lancé la troisième phase de son plan de déploiement de la facturation électronique, Fatoora. À compter de 2021, les entreprises générant un revenu imposable égal ou supérieur à 500 millions de riyals saoudiens (1 200 000 euros) doivent se conformer à des exigences techniques pour pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques, et connecter leur ERP via des systèmes de facturation électronique à la plateforme de la ZATCA (Administration générale du Zakat, des taxes et des autorités douanières) pour la préapprobation de leurs factures électroniques avant émission à leurs clients. 

La facturation électronique n’est pour le moment pas obligatoire pour les entreprises au Royaume-Uni. Néanmoins, son utilisation est encouragée pour réduire la charge administrative, améliorer la gestion de la trésorerie et accroître l’efficacité des processus de facturation. Les entreprises qui adoptent la facturation électronique peuvent bénéficier de processus de paiement accélérés, d’une diminution du nombre d’erreurs et de litiges, ainsi que de meilleures relations avec leurs fournisseurs.

La facturation électronique est obligatoire en Espagne pour les transactions B2G. Elle deviendra obligatoire pour les transactions B2B 12 mois après la publication des spécifications, néanmoins à date les textes ne sont pas publiés encore donc il est très peu probablement d’avoir une obligation de facturation électronique à partir de juillet 2024 comme annoncé initialement.

Actuellement, la facturation électronique B2B n’est pas obligatoire pour les transactions commerciales en Slovaquie. Néanmoins, les administrations centrales, régionales et locales doivent pouvoir recevoir et traiter les factures électroniques (B2G). 

Le gouvernement déploie un système de facturation électronique national et centralisé afin de permettre aux entreprises d’envoyer des factures électroniques dans un format de données structuré aux autorités fiscales. Cette réforme a pour objectif premier de se conformer avec la nouvelle règle européenne qui impose de mettre en place la facturation électronique pour les fournisseurs B2G, mais sera également déployée pour une utilisation B2B à l’avenir.

La facturation électronique est obligatoire pour les transactions B2G en Belgique pour toutes les entités et autorités adjudicatrices centrales, régionales et locales. Les opérateurs économiques au sein du gouvernement régional flamand et le gouvernement régional de Bruxelles doivent envoyer des factures électroniques pour les transactions B2G (tous les autres acteurs économiques peuvent le faire sur la base du volontariat). 

La facturation électronique pour les transactions B2B n’est pas obligatoire pour le moment en Belgique néanmoins un projet de loi visant à rendre la facturation électronique obligatoire à partir de janvier 2026 a été publié en octobre 2023. De plus, le gouvernement belge a lancé une plateforme nationale de facturation appelée Plateforme belge de facturation électronique (BEP), qui permet aux entreprises de créer, d’envoyer et de recevoir des factures de manière électronique. Le BEP prend en charge une vaste gamme de standards de facturation électronique, y compris Peppol, et le gouvernement a lancé des initiatives pour faire la promotion de la facturation électronique.

La facturation électronique n’est pas obligatoire au Portugal pour les transactions B2C et B2B. 

En revanche, la facturation électronique est devenue obligatoire dans les transactions B2G depuis 2021. Le gouvernement portugais a lancé une plateforme de facturation électronique nationale appelée Sistema de Faturação Eletrónica (SFE), qui permet aux entreprises de créer, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. La SFE prend en charge une variété de standards de facturation électronique, y compris Peppol. 

Pour les factures électroniques relatives aux transactions B2B, les contribuables doivent demander un code de validation unique de chaque série de numéros de factures auprès du gouvernement avant de les émettre. Ensuite, ils doivent utiliser un logiciel certifié pour produire un code QR et le code de document unique (ATCUD). Les codes QR et ATCUD doivent être ajoutés à chaque facture (PDF, papier, factures électroniques) et autres documents fiscaux.

Le gouvernement portugais a rendu obligatoires les codes QR sur toutes les factures, au format papier et électronique. Cette obligation a pour objectif de fournir les données de la facture dans un format structuré qui peut être enregistré et traité par les systèmes informatiques. Le code QR sur les factures au Portugal contient les données de la facture qui doivent également être rapprochées des données du SAF-T Portugais. D’autres pays, comme l’Arabie saoudite, l’Inde et la Turquie imposent également l’utilisation de codes QR sur les factures électroniques.

En savoir plus sur la facturation électronique au Portugal.

La Roumanie a mis en place un nouveau système national de facturation électronique, le RO e-Factura. Depuis le 1er juillet 2022, il est devenu obligatoire d’émettre des factures électroniques via RO e-Factura pour les transactions B2G. 

En outre, depuis 2022, la facturation électronique est également devenue obligatoire pour certaines transactions B2B de produits à « haut risque fiscal ». L’obligation de facturation électronique sera vraisemblablement étendue à toutes les transactions B2B en Roumanie à partir de 2024. En effet, la Roumanie a obtenu le 25 juin 2023 l’approbation de sa demande de dérogation auprès de la Commission européenne, applicable du 01/01/2024 au 31/12/2026.

Bien qu’il n’existe pas encore d’obligation fiscale pour la facturation électronique aux États-Unis, cette dernière semble se démocratiser. En 2022, la Business Payments Coalition (BPC, ou Organisation pour les paiements professionnels) a lancé un projet pilote de facturation électronique B2B. En 2023, les résultats de ce projet sont utilisés pour établir un cadre de référence pour la facturation électronique B2B pour le marché américain.

La facturation électronique n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises au Canada. Néanmoins, le gouvernement canadien incite les entreprises à adopter la facturation électronique dans le cadre des efforts mis en place afin de moderniser et d’optimiser les processus de facturation.

Différentes mesures sont également mise en place par le gouvernement  afin de faciliter le recours à la facturation électronique. Il s’agit notamment de  la mise en place du portail Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour la facturation électronique pour les contrats gouvernementaux.

La facturation électronique est obligatoire pour certaines transactions au Japon, comme celles entre les entreprises et les agences publiques, par exemple, mais aussi celles entre les entreprises exerçant dans certains secteurs.

Le Japon mettra en œuvre un nouveau système de factures fiscales qualifiées pour la taxe de consommation japonaise (JCT). Ce système entrera en vigueur le 1er octobre 2023. En outre, le Japon a récemment déployé Peppol avec un nouveau standard, JP PINT, et a lancé son partenariat numérique avec le Royaume-Uni, un cadre de référence pour renforcer la coopération numérique entre les deux pays.

La facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises qui fournissent des biens et des services au gouvernement singapourien. Elle n’est pas obligatoire pour les transactions B2B. Néanmoins, le recours à la facturation électronique est encouragé pour toutes les autres transactions commerciales. 

Le gouvernement a lancé le système « InvoiceNow », qui permet la transmission directe des factures dans un format électronique structuré d’un système de comptabilité à un autre à l’aide d’un réseau d’échange électronique (Nationwide E-delivery Network) basé sur Peppol.

Pour le moment, la facturation électronique B2B n’est pas obligatoire en Croatie. Cependant, le ministre croate des Finances a annoncé un nouveau projet appelé Fiscalization 2.0. Ce projet consiste à mettre en place  un système de paiement sans espèces via de nouveaux comptes électroniques et l’obligation de recourir à la facturation électronique avec archivage électronique intégré et comptabilité avancée en ligne. L’obligation de facturation électronique B2B et B2G est proposé à partir du 1^er janvier 2025. 

En Hongrie, la facturation électronique est obligatoire pour les marchés publics (B2G). Les entreprises doivent émettre des factures électroniques, et toutes les autorités adjudicatrices (centrales, régionales et locales) doivent pouvoir accepter et traiter les factures électroniques. 

Le recours à la facturation électronique n’est pas obligatoire pour les transactions B2B ou B2C. Cependant, les données de ces transactions B2B et B2C doivent être transmises en temps réel (déclaration de factures en temps réel, ou RTIR), quel que soit format d’émission de la facture (factures électroniques, PDF ou papier), aux autorités fiscales hongroises au format XML à l’aide de la plateforme hongroise NAV Online. Avec ce système, chaque facture doit être déclarée aux autorités fiscales dans un délais 24 heures suivant son émission. 

La plateforme NAV Online propose un nouveau service aux opérateurs économiques : le fichier XML transmis par le fournisseur sur la plateforme NAV est mis à la disposition de ses clients sous la forme d'une facture électronique. Si le vendeur souhaite utiliser ce service, il doit inclure dans le fichier XML pour RTIR toutes les données de la facture, et indiquer qu’il s’agit d’une facture électronique. Les données de la facture doivent être chiffrées en valeur de hachage, et cette valeur doit être incluse dans le fichier XML.

Lorsque vous devez (ou choisissez) d’avoir recours à la facturation électronique, contactez l’éditeur de votre ERP ou systèmes de facturations. 

De plus en plus de pays dans le monde rendent obligatoire la facturation électronique : il est donc probable que l’éditeur de votre ERP ou système de facturation fournisse également une solution de facturation électronique externe et prête à l’emploi ou un outil complémentaire (add-on). Oracle propose les solutions de facturation électronique d’Avalara dans l’ERP cloud d’Oracle via sa marketplace. La mise en place d’une solution de  facturation électronique par vous-même peut se révéler complexe. Elle nécessite d’importantes ressources, des investissements initiaux, et des compétences techniques et juridiques. La veille fiscale et la mise à jour de votre propre solution dans les années à venir peuvent présenter bien des défis. 

Une alternative raisonnable à une solution interne consiste à passer par un prestataire d’une solution de facturation électronique. Vous pourriez ainsi connecter votre système de facturation ou ERP à la solution de facturation électronique de votre prestaire et payer pour les transactions réalisées. Le prestataire de services est responsable de la veille fiscale, de la maintenance et de la mise à jour de sa solution de facturation électronique tout au long de son cycle de vie. Si vous avez des besoins en matière de facturation électronique dans plusieurs pays, vous pouvez décider de recourir à un prestaire de service global (qui gère alors tous les pays concernés) ou bien de faire appel à plusieurs prestataires locaux.

Pour les entreprises européennes, le recours à la facturation électronique présente plusieurs avantages, parmi lesquels :

• La réduction des coûts : la facturation électronique permet de réduire conciérabelement les coûts des factures papier, de l’impression, de l’affranchissement et du traitement manuel.
• L’accélération du traitement des données : i ll n’est pas nécessaire de saisir les données ou de traiter les documents manuellement. Cela permet d’accélérer les cycles de paiement et d’améliorer les flux de trésorerie.
• La réduction du nombre d’erreurs : la facturation électronique permet de réduire  le risque d’erreurs qui peuvent survenir lors de la saisie ou du traitement manuel des données. Les factures sont alors plus précises et les litiges moins nombreux.
• L’amélioration de l’efficacité : la facturation électronique permet d’oméliorer les processus de facturation en réduisant le temps et les efforts nécessaires à la création et à l’envoi de factures. Cela permet de libérer des ressources, qui peuvent alors contribuer autrement au sein de l’entreprise.

Le ROI pour la facturation électronique est variable, car il est étroitement lié au nombre de factures créées et reçues, aux coûts des matériaux, du transport, et du travail. D’après les estimations d’Avalara, le recours à la facturation électronique peut devenir rentable au bout d’une période de 6 à 18 mois.

Le recours à la facturation électronique permet de mettre en place des processus de facturation automatisés. D’après l’étude de Billentis, en comparaison avec le traitement des factures papier habituelles, la facturation électronique permet  une réduction des coûts entre60 à 80 % dans la plupart des cas.

La facturation électronique consiste à remplacer les documents de facturation papier par des alternatives électroniques. Les factures PDF peuvent donner l’impression d’être des factures électroniques, car il s’agit de documents électroniques. Néanmoins, la génération, l’envoi à leurs destinataires et le traitement des documents PDF nécessitent toujours une intervention humaine. À contrario, une facture électronique utilise des données dans des formats structurés qui peuvent être lus et traités par des ordinateurs, ce qui rend possible l’automatisation des processus tout au long du cycle de vie de la facture, de son émission à son archivage. Pour mettre en place la facturation électronique, vous avez besoin d’un système de facturation électronique capable de retrouver des données dans votre ERP ou tout autre système d’entreprise, de les transformer dans les formats de données structurés demandés et de les transmettre à leur destinataire. En fonction de vos besoins ou des exigences juridiques locales, ce destinataire peut être directement votre partenaire commercial, les autorités fiscales locales ou un réseau d’échange de facture.

La facturation électronique permet aux entreprises un gain de temps et d’argent en optimisant et automatisant les processus de facturation. La réduction des es processus papier et de la saisie manuelle des données permettent aux entreprises de gagner du temps et de l’argent dans la  création, l’envoi et le traitement des factures.

Les entreprises européennes peuvent bénéficier de la facturation électronique dans leurs processus de réconciliation et de déclaration en fournissant un accès en temps réel aux données des factures et en automatisant le rapprochement des factures et des paiements. Cela peut réduire les besoins en matière de processus de réconciliation et améliorer la précision et la rapidité des déclarations. La facturation électronique peut aussi contribuer à accélérer les paiements et à améliorer les processus d’encaissement, ce qui permet aux entreprises de mieux gérer leurs ressources financières.

La facturation électronique permet aux entreprises européennes  d’améliorer leurs relations avec leurs fournisseurs en simplifiant les processus de facturation, en réduisant le risque d’erreurs et de retards et en offrant aux fournisseurs un processus d’encaissement plus rapide. D’autre part, les clients bénéficient d’un gain de temps sur leurs processus internes de facturation. Grâce à des processus de facturation plus rapides, ils peuvent alors régler les factures plus rapidement et profiter d’escomptes pour paiement anticipé. Le recours à la facturation électronique peut améliorer les flux de trésorerie pour les fournisseurs comme pour les acheteurs.

La facturation électronique peut améliorer l’efficacité des entreprises européennes en réduisant le travail manuel et les erreurs, et en offrant une visibilité en temps réel sur les processus de facturation. Elle peut également aider les entreprises à économiser du temps et de l’argent et à améliorer leurs flux de trésorerie et leurs capacités à planifier leur croissance future.

La facturation électronique représente une option plus respectueuse de l’environnement pour les entreprises en réduisant la consommation de papier et d’énergie liée à la facturation papier.

Les entreprises peuvent mettre en œuvre la facturation électronique à l’aide de réseaux d’échanges internationaux tels que Peppol, qui prend en charge les transactions transfrontalières en offrant un format standardisé, des solutions multilingues et une livraison transmission rapide et sécurisée des factures à leurs destinataires dans tous les pays membres du réseau Peppol. Pour garantir la conformité avec les réglementations locales dans chaque pays d’Europe, en Amérique latine et dans d’autres régions, des plateformes gouvernementales et locales doivent souvent être utilisées.

La facturation électronique peut aider les entreprises européennes à améliorer la gestion de leur trésorerie en facilitant la mise en place de processus de paiement plus rapides, en réduisant les retards de paiement, en favorisant la précision et la transparence, en diminuant les coûts de transaction et en offrant de meilleures possibilités de planification financière.

La facturation électronique peut aider les entreprises européennes à réduire les risques de retards de paiement en améliorant la vitesse et la précision, et en proposant un meilleur aperçu des processus des comptes fournisseurs. En réduisant le temps de traitement des factures des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent les payer plus rapidement, améliorer leur flux de trésorerie et réduire le risque de pénalités financières causées par les retards de paiement.

La facturation électronique peut contribuer à optimiser le processus de paiement pour les entreprises européennes, car les factures peuvent être créées, envoyées et reçues en moins de temps que les factures papier ou PDF, ce qui réduit le délai entre l’émission de la facture et son acquittement. La facturation électronique permet également de réduire le nombre d’erreurs et de litiges en supprimant la saisie manuelle des données, ce qui réduit les risques d’inexactitudes. En outre, la facturation électronique peut être intégrée aux systèmes de comptabilité et de paiement, ce qui permet le rapprochement des factures et le traitement des paiements automatiques. Cela réduit encore le temps et l’effort nécessaires pour gérer les paiements.

La facturation électronique se révèle plus sécurisée pour les entreprises européennes que les méthodes de facturation traditionnelles pour plusieurs raisons : la réduction du risque de fraude ; l’amélioration de la confidentialité : le renforcement de la protection des données ; le traitement automatique des factures ; et l’analyse rétrospective des activités. Les factures électroniques sont intégrées directement dans votre système, ce qui réduit le risque que celles-ci soient égarées ou ouvertes par une personne non autorisée. La validation automatique des données ou la vérification de ces dernières par les autorités fiscales locales sur les factures électroniques renforcent encore la sécurité des processus de transmission des factures.

Les fonctionnalités clés d’une solution de facturation électronique solide comprennent la création de factures électroniques et leur transmission au(x) destinataire(s) demandé(s). Pour rester en conformité dans chaque pays, le système que vous utilisez doit prendre en charge les exigences locales, telles que la possibilité de générer des signatures électroniques, de créer des archives électroniques à l’intérieur du pays ou encore la création de codes QR. 

Les processus de facturation impliquent des informations commerciales cruciales et sensibles, ce qui implique de prendre en compte également la sécurité des données et les méthodes de chiffrement proposées. 

D’autres fonctionnalités utiles peuvent améliorer l’efficacité de votre service financier et le retour sur investissement du déploiement de la facturation électronique : le déploiement rapide et une expérience utilisateur fluide, le suivi de facturation, l’intégration facile à d’autres systèmes, la possibilité de personnaliser l’outil, le suivi et des analyses, ou encore le processus d’intégration pour les fournisseurs.

La facturation électronique joue un rôle important dans la gestion des acquisitions et de la chaîne d’approvisionnement : elle automatise les processus de facturation, réduit le nombre d’erreurs et les retards, et améliore la visibilité et la transparence partout sur la chaîne d’approvisionnement. La facturation électronique permet également un meilleur suivi et de meilleures analyses des données de facturation, qui peuvent être utilisées pour identifier des tendances, optimiser les processus d’acquisition et optimiser de manière générale l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement.

Voici quelques-uns des formats de facturation électronique les plus répandus (chacun présente des avantages et des inconvénients) :

• Les standards EDI : l’EDI, ou Échange de Données Informatisé, constitue la base technique pour la transmission de données (différents types de données commerciales, parmi lesquelles les factures) entre deux entreprises. Il est utilisé à grande échelle dans les transactions B2B. Les factures EDI sont transmises directement entre les systèmes de l’expéditeur et du destinataire, sans intervention humaine. Plusieurs formats sont utilisés pour la facturation électronique, tels que EDIFACT, TRADACOMS, ODETTE, ANSI ASC X12, etc. 
• XML (Extensible Markup Language, ou langage de balisage extensible) : il s’agit d’un format de données structuré et flexible couramment utilisé en facturation électronique. Les factures XML peuvent facilement être échangées entre différents systèmes et plateformes, et peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise.
• UBL (Universal Business Language, ou langage commercial universel) : derrière cette abréviation se cache un standard basé sur le XML avec un modèle prédéfini pour la facturation électronique.  Elle est très utilisée en Europe et voit son adoption croître à travers le monde. Les factures UBL sont structurées et standardisées, ce qui rend leur utilisation et leur intégration à d’autres systèmes d’entreprises faciles.
• Peppol (Pan-European Public Procurement Online, ou Marchés publics paneuropéens en ligne) : c’est un réseau de marchés publics européens en ligne qui facilite l’échange de documents électroniques à l’international pour de nombreux types de documents, à l’instar des factures électroniques. Peppol est très utilisé en Europe et se voit également adopté dans d’autres pays tels que la Nouvelle-Zélande, l’Australie, le Japon et Singapour. Les factures Peppol sont basées sur le format Peppol BIS Billing 3.0, qui utilise le format UBL. Les factures électroniques sont échangées via un réseau sécurisé de points d’accès. Un pays peut adopter Peppol en fournissant un point d’accès. Pour échanger des factures électroniques via le réseau Peppol, vous aurez besoin d’un fournisseur de point d’accès à Peppol, qui transmettra vos factures au format Peppol utilisé dans le pays concerné.
• PDF (Portable Document Format, ou format de document portable) : bien que ces documents existent au format numérique, les PDF standards ne contiennent pas de données structurées qui permettraient leur traitement automatisé, et ne sont par conséquent pas un format de facture électronique. Les PDF créés au format PDF/A-3 d’après la norme ZUGFeRD ou Factur-X peuvent contenir des données structurées et sont les seuls documents PDF à pouvoir être qualifiés de factures électroniques.

Le choix du format pour la facturation électronique dépend d’un ensemble de facteurs, parmi lesquels les besoins de l’entreprise, les exigences des partenaires commerciaux et des exigences réglementaires ou encore les ressources techniques disponibles.

Bien que fournies dans un format électronique, les factures PDF standards ne sont pas considérées comme des factures électroniques d’après les définitions de différents gouvernements et pouvoirs publics internationaux. Si les factures envoyées au format PDF via e-mail sont créées, transmises et reçues par vois électronique, leur traitement requiert la saisie manuelle des données de la facture du côté de l’acheteur. Cela limite les possibilités d’automatisation des processus des factures fournisseurs. Les seules exceptions sont les PDF créés d’après le standard ZUGFeRD Allemand et le standard Factur-X Français. Ces PDF sont appelés PDF « hybrides » : leur représentation visuelle peut être lue par un humain, tandis que les données de facturation intégrées au format XML peuvent être lues par des machines et donc être utilisées pour le traitement automatique des factures.

La facturation électronique et l’EDI ne sont pas synonymes mais partagent des similitudes. La facturation électronique correspond à l’émission et à la réception de factures par voie  électronique, dans un format structuré (XML, PDF/A-3 avec données XML…). L’EDI, lui, correspond à un échange électronique de documents commerciaux plus vaste, dans un format standardisé, qui peut comprendre les bons de commande, les factures et d’autres documents commerciaux. La facturation électronique (aussi connue sous le nom d’e-invoicing) est un sous-ensemble de l’EDI et se concentre particulièrement sur les processus de facturation. Cependant, ces deux termes sont parfois utilisés indifféremment.

La déclaration de donnée en temps réel ou la déclaration de données instantanée est l’obligation pour un vendeur de transmettre immédiatement les données de TVA ou autres données de la facture directement aux autorités fiscales, au moment de la transaction. À l’inverse des déclarations de données périodiques traditionnelles (comme une déclaration synthétique de TVA), la déclaration de données en temps réel permet de déclarer chaque transaction individuelle (et les données fiscales indirectes afférentes) aux autorités fiscales immédiatement. La déclaration de données en temps réel permet aux autorités fiscales d’obtenir un aperçu détaillé des activités commerciales et de recueillir en continu des données fiscales pertinentes.

UBL (Universal Business Language, ou langage commercial universel) est un format structuré. Il s’agit d’un standard basé sur le XML, ouvert et exempt de redevance qui sert à échanger des documents commerciaux tels que des factures, bons de commande et avis d’expéditions entre différentes organisations, de manière électronique. Lorsqu’il est utilisé pour la facturation électronique, un fichier UBL contient les informations qui se trouveraient normalement sur la facture papier ou PDF, mais dans une structure XML prédéfinie lisible par les algorithmes. Cela permet le traitement automatisé des données.

Le Contrôle continu des transactions (CCT) est un type de système de conformité fiscale utilisé dans certains pays par les autorités fiscales pour suivre et contrôler les transactions commerciales en temps réel. Ce système exige des  entreprises de déclarer les données de leurs transactions lorsqu’elles sont effectuées (déclaration en temps réel, ou RTR) plutôt que d’effectuer des déclarations fiscales périodiques. En d’autres termes, le Contrôle continu des transactions du côté des autorités fiscales constitue l’autre pendant de l’obligation de déclaration en temps réel du côté des entreprises.

Le système CCT est conçu pour réduire la fraude fiscale, améliorer la transparence des processus et améliorer le recouvrement de l’impôt.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online, ou Marchés publics paneuropéens en ligne) est un réseau d’échange de documents qui utilise un ensemble de standards et de spécifications pour l’échange de factures électroniques et d’autres documents commerciaux électroniques. Il est conçu pour simplifier les processus d’accès aux marchés publics transfrontaliers. 

Peppol utilise un ensemble standardisé de protocoles et de formats de messages, ce qui permet à différents systèmes de communiquer entre eux. Le système utilise un code de participant commun, le Peppol ID, qui peut être utilisé pour identifier et valider les participants au réseau Peppol.

Peppol a été adopté par de nombreux pays en Europe, mais également ailleurs dans le monde : Singapour, Japon, Australie et Nouvelle-Zélande. Peppol est rapidement devenu un standard important en matière de facturation électronique et d’appels d’offres électroniques, et devrait jouer un rôle clé dans la numérisation en cours des processus de marchés publics. Peppol permet la facturation électronique à partir du modèle à quatre coins.

Le modèle à quatre coins en matière de facturation électronique définit les rôles et les responsabilités des différentes parties impliquées dans le processus de facturation. Dans ce modèle, l’émetteur de la facture et son destinataire utilisent chacun un prestataire de service de facturation électronique différent. Les quatre coins sont donc : l’émetteur, le destinataire, le prestataire de service de l’émetteur, et le prestataire de service du destinataire. 

L’émetteur constitue la partie qui crée et envoie la facture ; le destinataire, la partie qui reçoit et traite la facture ; et leurs prestataires de service les 3e et 4e parties qui facilitent l’échange des factures électroniques. Le modèle à quatre coins contribue à assurer la standardisation et la transparence des processus de facturation dans différents secteurs d’activités et différents pays.

Dans le modèle de contrôle a posteriori, la facture est envoyée par son émetteur à son destinataire directement, possiblement en ayant recours à un prestatairede services de facturation électronique, mais sans implication préalable des autorités fiscales locales. Celles-ci ont toujours la possibilité de contrôler la facture électronique, mais seulement après que la facture a été envoyée au client (« a posteriori »), généralement sur demande, lors du processus de contrôle fiscal (« audit »). Dans d’autres modèles, tels que le modèle d’approbation, les autorités fiscales locales obtiennent les informations une fois la transaction effectuée. L’entreprise doit garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture, et archiver le document pour une période donnée afin de satisfaire toute demande de contrôle fiscal.

Néanmoins, le modèle de contrôle a posteriori ne neutralise pas le risque de fraude, et est rapidement remplacé par le modèle d’approbation, qui permet de réduire ce risque en fournissant des informations transparentes en temps réel sur les transactions commerciales.

Dans le modèle d’approbation, les autorités fiscales sont impliquées dans l’échange des données de facturation entre le vendeur et le client en tant que tierce partie. Ce modèle d’approbation de la facturate électronique est obligatoire dans de nombreux pays, car il permet aux autorités fiscales d’obtenir un aperçu en temps quasi réel des transactions d’une entreprise. Dans ce système, la facture électronique doit être approuvée par les autorités fiscales appropriées avant d’être envoyées au destinataire. Cela se fait en général en temps réel et permet aux autorités fiscales gouvernementales d’obtenir des informations sur le montant de TVA à collecter. Il existe différents types de modèles d’approbation. Dans certains pays, les données de la facture sont envoyées aux autorités fiscales qui créent alors la facture finale pour le destinataire. Dans d’autres pays, les autorités fiscales fournissent une confirmation, ou une sorte de « feu vert », aux émetteurs de la facture, qui peuvent ensuite émettre une facture pour leur client (il peut s’agit d’une facture électronique pour une transaction B2B, ou papier pour une transaction B2C).

Un code QR est un code individuel bidimensionnel qui permet le stockage d’informations dans un format lisible par une machine dans un élément graphique compact. Avec la facturation électronique, le code QR est utilisé pour fournir des informations relatives à une facture en particulier. Le code QR peut contenir des informations sur la facture et les modalités de paiement, ce qui le rend de plus en plus populaire comme instrument efficace pour initier le processus de paiement tout en empêchant l’altération de la facture. L’utilisation des codes QR permet aux gouvernements de suivre les factures et de motiver les acheteurs à déclarer facilement les factures reçues aux autorités fiscales. Les codes QR sont obligatoires au Portugal, en Arabie saoudite et dans de nombreux pays d’Amérique latine, entre autres.

Le standard ZUGFeRD* est un format de facture électronique reconnu en Allemagne. L’utilisation de ce standard permet aux entreprises de créer des factures au format hybride (lisibles par l’humain comme par la machine) et de les envoyer par voie électronique  à leurs partenaires commerciaux ou dans le cadre d’appels d’offres publics. Le format de facture ZUGFeRD est désormais le format de facture électronique le plus utilisé en Allemagne. 

Les factures ZUGFeRD sont basées sur le standard PDF/A-3, qui permet l’interprétation visuelle au format PDF (format lisible par un humain) et qui contient en même temps des données au format de facture structurées intégrées en tant que fichier XML (lisible par des algorithmes qui peuvent extraire les informations nécessaires). 

* ZUGFeRD correspond à l’acronyme de Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland, ou Guide d’utilisation central du Forum pour la facturation électronique.

SAF-T correspond à Standard Audit File for Tax, ou Fichier d’audit standard en matière de fiscalité. Le standard SAF-T a été développé par l’OCDE en 2005 pour permettre la déclaration électronique par les entreprises de données comptables aux autorités fiscales nationales et aux commissaires aux comptes. Le format SAF-T est un format de données structuré basé sur le XML. Bien qu’il s’agisse d’un standard international pour faciliter l’échange de données transfrontalier et l’automatisation des contrôles, le format SAF-T laisse de la place à des champs spécifiques pour chaque pays afin de satisfaire les besoins locaux en matière d’audit et de systèmes fiscaux. C’est pourquoi certains pays peuvent utiliser des standards locaux et ajustés, comme le SAF-T (PT) au Portugal, par exemple. L’objectif est d’assurer une certaine uniformité des standards concernant les déclarations numériques. Aujourd’hui, le format SAF-T est utilisé dans les pays suivants : Autriche, France, Hongrie, Lituanie, Luxembourg, Norvège, Pologne, Portugal et Roumanie.

Les modèles de facturation électronique varient en fonction de la technologie et des infrastructures utilisées pour échanger les factures électroniques. Ils peuvent également varier en termes de standards et de formats utilisés pour l’échange des données de facturation, ainsi qu’en termes d’exigences réglementaires et juridiques selon les pays.

Lorsqu’un gouvernement décide de rendre obligatoire la facturation électronique, il lui revient de décider quel modèle est approprié pour le pays. La décision dépendra principalement de l’objectif visé et de la volonté d’implication des autorités dans le processus de facturation. Le modèle à quatre coins par exemple, relativement simple, facilite l’échange de factures entre les entreprises et améliore l’efficacité du processus. Toutefois, puisque les autorités fiscales ne sont pas impliquées dans le processus, les données fiscales pertinentes ne peuvent pas être recueillies. Dans les modèles plus avancés, qui comprennent l’approbation ou l’émission de la facture par les autorités fiscales, ces dernières deviennent parties prenantes du processus de facturation. Ce modèle offre aux autorités fiscales la possibilité de recueillir des données fiscales en continu (contrôle continu des transactions). En revanche, cela requiert une implication et un investissement étatiques bien plus importants.

Les signatures électronique sont exigées pour assurer l’authenticité et l’intégrité des documents. Une signature électronique ne doit pas être confondue avec une signature électronique ordinaire qui identifie la personne signataire. Les signatures électroniques , dans le cadre de la facturation électronique, correspondent à des procédures de chiffrement qui assurent l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques en créant des archives numériques qui certifient que la facture n’a pas été altérée après son émission. Une signature numérique forme donc une sorte de verrou numérique sur la facture. 

Certains pays imposent l’utilisation de la signature numérique sur les factures électroniques, tandis que d’autres considèrent les factures valides même sans signature numérique. Au sein d’un même pays, les réglementations sont susceptibles de varier.

L’archivage électronique est une composante essentielle de la facturation électronique, car il permet une conservation et une gestion sécurisée et efficace des factures électroniques. L’archivage électronique améliore la sécurité des factures en les stockant dans un format sécurisé et inaltérable. En outre, il contribue à assurer la conservation des factures électroniques en conformité vis-à-vis des exigences réglementaires et juridiques, ce qui permet aux organisations et à leurs clients de ne pas s’en préoccuper. À ce titre, l’archivage numérique est un élément clé de la facturation électronique. Les réglementations varient d’un pays à l’autre. Les autorités gouvernementales de chaque pays définissent comment et où les factures électroniques doivent être conservées, et pour quelle durée. En Arabie saoudite, par exemple, les factures électroniques doivent impérativement être conservées dans le pays, alors que d’autres pays sont plus souples sur la question.

Les comptes fournisseurs (AP en anglais) numériques correspondent à la numérisation et à l’automatisation des processus fournisseurs (factures entrantes). Dans ces processus, les données de la facture sont reçues dans un format électronique structuré via divers protocoles de communication et sont transférées directement dans le système ERP du client.

Les comptes clients numériques correspondent à la numérisation et à l’automatisation des processus clients (Factures sortantes). Dans ces processus, les données de la facture créées dans le système ERP sont transformées en formats électroniques structurés standardisés, signées électroniquement ou validées par une autre méthode, et envoyées à leur destinataire.

Les solutions de facturation électronique avancée offrent de nombreuses options d’intégration qui permettent aux entreprises d’intégrer les solutions de facturation électronique dans leur système ERP existant. Cela permet d’éviter la révision en profondeur de leur infrastructure existante.

Le déploiement tardif de la facturation électronique peut se révéler extrêmement néfaste pour une entreprise, causer des contrôles fiscaux et des sanctions inopinées, et ralentir sa croissance. Si les entreprises s’adaptent  à la facturation électronique au fur et à mesure qu’elle est rendue obligatoire, et non de manière anticipée, elles peuvent manquer les avantages d’une approche stratégique et proactive. Une approche proactive permet aux entreprises à planifier, de préparer et de déployer une solution de facturation électronique pour se mettre en conformité avec les exigences à venir.

Voici quelques-uns des défis les plus courants associés au déploiement de la facturation électronique : la résistance au changement, les problèmes techniques, le coût, les exigences de conformité, la non-adoption par les fournisseurs, la qualité des données, l’impact sur les processus existants, et la formation et les connaissances liées. Néanmoins, ces problématiques peuvent être évitées avec une planification et une mise en place adaptées.

Les coûts de déploiement de la facturation électronique pour les entreprises européennes peuvent varier en fonction des exigences spécifiques de l’organisation et de la solution choisie. Deux facteurs clés peuvent influencer le coût de l’opération : le coût des licences logicielles, et l’investissement associé à l’intégration avec d’autres systèmes comme les systèmes ERP, de facturation ou d’approvisionnement. Lorsque l’entreprise opère dans plusieurs pays, ces coûts peuvent être multipliés par autant d’entités locales. Les organisations doivent aussi prendre en compte les coûts associés à la gestion du changement, comme la formation ou l’intégration des fournisseurs. 

Choisir un prestataire qui peut fournir un service de facturation électronique dans plusieurs pays permet de limiter le coût global pour les entreprises présentes à l’international. Comment ? En diminuant le besoin de projets et de maintenance parallèles de plusieurs solutions. Les bénéfices de la facturation électronique, comme le temps de traitement réduit des factures, l’amélioration de la précision et des flux de trésorerie peuvent l’emporter sur les coûts de déploiement.

Oui, la facturation électronique peut être intégrée à d’autres systèmes logiciels. En fait, l’un des avantages clés de la facturation électronique est sa capacité d’intégration à d’autres systèmes logiciels pour automatiser et optimiser les processus de facturation.

Un logiciel de facturation électronique peut s’intégrer à un logiciel de comptabilité, à un système progiciel de gestion intégrée (ERP), à un logiciel de gestion de la relation client (CRM), à des systèmes de points de vente (POS) et à d’autres systèmes d’entreprise. Cette intégration permet un transfert de données fluide entre les systèmes, ce qui réduit les besoins de saisie manuelle des données et améliore l’efficacité des processus.

Découvrez le fonctionnement d’Avalara E-Invoicing and Live Reporting dans cette FAQ

Les processus pour les entreprises européennes qui souhaitent passer de la facturation traditionnelle à la facturation électronique impliquent généralement de déterminer les besoins de l’entreprise en facturation dans tous les pays dans lesquels elle opère (pays où la facturation électronique est obligatoire pour ses activités commerciales ou le sera prochainement), d’évaluer et de sélectionner une solution de facturation électronique et de configurer le système de facturation électronique sur la plateforme choisie. Il peut être nécessaire pour une entreprise de mener un audit sur son système existant en avance pour déterminer s’il reprend toutes les données nécessaires pour la conformité aux réglementations en vigueur dans les formats adaptés. Une fois le système de facturation électronique mis en place et fonctionnel, les prochaines étapes impliquent d’informer les fournisseurs et les clients de la transition, de mener des tests, de déployer la facturation électronique à tous les fournisseurs et clients, et de surveiller le système activement. Cela nécessite une planification méticuleuse, la formation du personnel et une bonne communication avec les intervenants pour garantir une transition fluide.